No cal començar de zero: recursos europeus per automatitzar formularis i documents amb IA

Abans de construir un assistent per emplenar formularis o resumir documents, convé mirar si algú ja ha resolt una part del problema. Reutilitzar una eina pot evitar feina duplicada i aportar criteris que una empresa encara no havia considerat.

Aquesta és la idea de l’AI Toolbox per al sector públic europeu, presentada al portal Interoperable Europe. Tot i que s’adreça a administracions, també pot interessar a les pimes tecnològiques catalanes que treballen amb ajuntaments i a empreses que volen entendre millor com automatitzar tasques documentals. No és una subvenció ni una plataforma que faci els tràmits automàticament: és un punt de partida per trobar i valorar recursos.

Què reuneix la caixa d’eines europea

La notícia publicada per Interoperable Europe el 4 de novembre explica que el repositori dona suport a l’estratègia Apply AI de la Comissió Europea i agrupa quatre àmbits.

Hi ha estàndards i eines, amb recursos d’interoperabilitat i solucions obertes reutilitzables; casos d’ús d’administracions europees; formació; i orientacions jurídiques i de contractació. Aquesta combinació és rellevant: introduir IA no consisteix només a escollir un model, sinó també a preparar persones, processos i condicions de compra.

El portal indica que la caixa d’eines continuarà evolucionant amb l’experiència de les administracions. Per tant, cal consultar cada recurs concret i comprovar-ne l’estat, no tractar el catàleg com una certificació uniforme de qualitat o adequació.

Dos exemples: formularis i resums de documents

La notícia cita OpenForm, una eina d’assistència amb IA per completar formularis, carregar documentació i generar PDF. Pot servir per estudiar com donar suport conversacional a una persona que no entén què li demana una sol·licitud.

Una aplicació semblant podria ajudar a identificar un camp que falta o explicar quin document cal aportar. Però ajudar a emplenar no és decidir si es compleixen els requisits ni garantir que una sol·licitud serà acceptada. Les instruccions han de correspondre al procediment vigent i les dades introduïdes s’han de poder revisar.

El segon exemple és F13, un assistent de text de l’administració de Baden-Württemberg, amb funcions de resum, suport a la cerca d’informació i generació de contingut. Per a una empresa, el paral·lel és clar: reduir feina de lectura repetitiva, mantenint accés als originals per contrastar omissions i interpretacions.

Aquests exemples descriuen recursos recollits al portal, no resultats que hàgim provat en una pime catalana.

Reutilitzar exigeix comprovar què s’està reutilitzant

Un cas d’ús, un repositori de codi i un servei mantingut són coses diferents. Abans d’incorporar una eina, comprova què inclou realment: programari executable, documentació, exemples, connectors o només una explicació del projecte.

Revisa la llicència de cada component i les seves dependències. Que un recurs aparegui en un portal europeu no implica que qualsevol ús comercial estigui permès ni que totes les seves peces tinguin les mateixes condicions.

També cal concretar qui l’actualitza, on s’executa i qui respon quan falla. Si una pime el proposa a un ajuntament, haurà d’encaixar-lo amb els sistemes existents, els accessos, l’accessibilitat i les condicions aplicables al tractament de dades. La reutilització pot simplificar una part del projecte, no eliminar aquestes responsabilitats.

Com aprofitar-lo sense començar un projecte massa gran

Escull primer una tasca acotada. Per exemple, ajudar a preparar un esborrany de formulari sense enviar-lo o resumir una tipologia de documents amb revisió humana. Defineix qui l’utilitzarà, quin resultat espera i quines accions quedaran fora.

Després, compara els recursos disponibles amb aquesta necessitat. Prova casos en català, terminologia administrativa, documents incomplets i preguntes que l’eina no hauria de respondre sense més informació. Mesura el temps de correcció, no només la rapidesa de generació.

Per a una pime proveïdora, el valor pot ser adaptar i mantenir bé una solució existent, en lloc de construir-ho tot de zero. Per a una empresa usuària, pot ser aprendre quines preguntes ha de fer abans de contractar.

Pots començar explorant l’AI Toolbox d’Interoperable Europe. Si vols identificar recursos útils per automatitzar formularis o documents al teu negoci, a Automatitza.cat t’oferim una primera consulta gratuïta per valorar una aplicació concreta.